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Comment utiliser OneNote ?

Pourquoi utiliser OneNote et comment s’organiser ?

 

Microsoft Office inclus dans sa suite Microsoft OneNote pour effectuer de la prise de notes facilement et rapidement. L’application offre de nombreuses fonctionnalités, comme l’insertion de texte, d’images, de sons ou de vidéos. Auparavant autonome, il fait partie de la suite Microsoft Office depuis sa version 2016 et est évidemment compris dans l’abonnement Office 365 (que ce soit en ligne ou en local).

En ai-je besoin ?

L’application s’adresse à à peu près tous les types de profils mais sera bien évidemment plus adaptée à ceux qui effectuent des réunions ou qui doivent faire de la prise de notes de manière générale. Microsoft a conçu cet outil dans le but de remplacer les carnets de brouillons ou de prises de notes afin d’en faciliter l’accès, le partage, la sauvegarde, la recherche, bref tout l’intérêt de l’usage du numérique !

One Note : un classeur interactif

Le concept est plutôt simple. Pour la prise de notes papier en réunion, vous prenez une feuille blanche. Vous y notez les éléments importants puis vous la stockez dans un tiroir. Au bout d’un moment, vous vous rendez compte qu’un classeur permettant de stocker ces dizaines de pages serait plus pratique. Enfin, vous utilisez des intercalaires pour mieux vous organiser. Avec OneNote c’est pareil !

Vous avez des « Blocs-Notes » qui correspondent à des classeurs. Un Bloc-Notes a la particularité d’avoir des droits d’accès. On a donc son Bloc-Notes personnel, puis un certain nombre de Bloc-Notes partagés (un Bloc-Notes de service, un Bloc-Notes partagé avec le service voisin, un Bloc-Notes sur l’organisation des événements, un Bloc-Notes par comité d’entreprise, etc.)

Les pages

Ensuite, on va pouvoir y créer des « pages ». Chacun possède son organisation mais il est d’usage de créer une page par réunion (pour une date précise donc). On va ainsi pouvoir multiplier les pages et la création de « sections » (correspondant aux intercalaires) va permettre de les organiser. Thématiques, sujets abordés, récurrences, c’est à vous de voir ce qu’il vous convient le mieux.

Oubliez donc les fameux :

  • Bon, dans quel dossier vais-je bien pouvoir stocker mon document Word ?
  • Quel nom dois-je lui donner pour le retrouver facilement sans l’ouvrir ?
  • Le dossier est-il sauvegardé ?
  • Faut-il que je me l’envoi par mail pour y accéder à distance sur mon téléphone ?

 

Terminé ! Plus de fichier ! Tout est dans l’application, et elle est accessible en mode déconnecté, en ligne, depuis un navigateur, depuis un smartphone via la synchronisation !

 

Attention cependant ! Pour les blocs-notes partagés, la structure sera bien évidemment la même pour tout le monde qui a accès au Bloc-Notes. Il est donc préférable de se concerter et de s’organiser à l’avance.

S’il est tout à fait possible d’utiliser OneNote sans les autres outils collaboratifs que sont SharePoint et Teams, ils facilitent réellement la gestion des droits d’accès.

En effet, un Bloc-Notes créé au sein d’une équipe Teams permettra automatiquement à tout nouveau collaborateur inclus dans l’équipe d’y accéder. On n’a donc plus besoin de se poser la question « Où créer mon Bloc-Notes ? » puisque par défaut, il sera déjà partagé.

 

Et puis… Microsoft Teams nous permettra en plus de stocker des fichiers dans une arborescence, de s’affecter des tâches, de converser autour du sujet, mais je m’égare !

 

Quelles fonctionnalités permettent l’outil ?

 

Les enregistrements oraux/audio

Si l’écrit est évidemment la forme privilégiée des comptes-rendus, celle-ci peut se faire de différentes manières. En effet le bouton “Dicter” propose des fonctionnalités de dictée orale afin de retranscrire textuellement tout ce que vous énoncez. Et ça marche en Français ! 

De la même manière, il vous est possible de faire un enregistrement audio, par exemple dans le cas d’un appel téléphonique via Microsoft Teams pour garder de côté vos échanges et y revenir par la suite.

 

Le tactile

Le tactile est bien évidemment pris en compte pour les plus visuels. Vous pouvez ainsi dessiner (de préférence avec un stylet) des schémas directement dans l’application. Avec un tableau blanc interactif, c’est top !

 

Un peu d’organisation

Ecrit, audio, vidéo, les formats son multiples, mais l’organisation reste de mise. D’accord, la souplesse de l’outil permet de pallier au côté rigide de Microsoft Word (qui s’apparente plus vers la rédaction de procédures ou de lettres formalisées).

Vous pouvez écrire où vous voulez sur la page et déplacer du texte un peu comme sur un tableau blanc. D’accord, la recherche est super performante et va vous ressortir toute occurrence de mot partout dans vos comptes-rendus. Mais un peu d’organisation ne fait jamais de mal.

Bonnes pratiques

Personnellement, je classe toujours mes notes par thématique, une note par réunion (peu importe la quantité d’informations) et je mets la date de la réunion dans l’intitulé en plus du sujet. Cela facilite la recherche et la visibilité lorsque l’on multiplie les pages. Ensuite je note le sujet, les participants, les objectifs et les prochaines étapes. Des modèles de pages pourront automatiser cette structure en faisant clic-droit sur la page dans le menu d’arborescence.

Je finirai par un parti pris, l’interdiction de stocker des fichiers en mode Pièce-Jointe dans OneNote !

En effet, les outils collaboratifs nous offrent des espaces de stockage structurés et prévus à cet effet. Rien n’empêche ensuite d’ajouter un lien où de préciser où récupérer le fichier plutôt que de le « cliquer-glisser » dans la page. Un endroit unique où stocker ses fichiers, pouvoir les synchroniser en mode déconnecté, avoir une arborescence, c’est quand même bien plus confortable !

En conclusion, l’essayer c’est l’adopter, et après on ne peut plus s’en passer !

Consultant Solutions Cloud


Jérémy GOUPIL

Consultant Solutions Cloud dynaMIPS

 

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