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Un Portail SharePoint ? Pour quoi faire ?

SharePoint Online, intégré nativement dans les suites collaboratives d’Office 365 et par extension de Microsoft 365, est présenté comme l’espace de publication de documentation et d’information d’entreprise. Ou plus simplement de Portail intranet et extranet collaboratif d’entreprise. On stocke donc des fichiers, des photos, des vidéos, et des articles, et on définit si ces éléments ne sont accessibles que par les collaborateurs internes (intranet) ou s’ils sont ouverts vers l’extérieur (extranet). Attention, ce n’est pas un site internet. On définit précisément qui a accès à quoi, et quand. Le contrôle des accès est le maître mot ! 

 

Est-il fait pour moi ?

Vous avez des collaborateurs itinérants qui doivent accéder à des ressources internes facilement ?
Vos collaborateurs tendent à utiliser de plus en plus des smartphones ou des tablettes pour accéder à des ressources internes ?
Vous souhaitez structurer des processus ou des demandes inter services ?
Vous désirez faciliter le partage de documents à vos clients ?

Il y a de bonnes chances pour que ce type de portail réponde au moins à l’un de vos besoins. Et si vous avez déjà Office 365 de déployé, ce serait dommage de s’en priver…

 

Une déclinaison par modules

On aime parler de « couteau suisse » lorsqu’on présente cette plateforme. Elle peut en effet répondre à de nombreuses problématiques. Et comme avec un couteau suisse, si on veut tout utiliser en même temps, on prend des risques !

 

La déclinaison par module permet de déployer quelques cas d’usages concrets que l’on va mettre à disposition de ses collaborateurs. Ce portail collaboratif étant très évolutif, les modules pourront être ajoutés au fur et à mesure. Mais qui dit « outils collaboratifs » dit accompagnement ! Expliquer la démarche, montrer les avantages et rassurer les collaborateurs quant à la sécurité et la confidentialité des données est tout aussi important que la mise en œuvre.

 

Les modules de documentation permettent la mise à disposition de documents à un ou plusieurs services internes à l’entreprise. On peut également configurer des notifications par email ou effectuer des synchronisations en mode déconnecté (un bon moyen pour renforcer les liens avec ses équipes de terrain…)

 

Les modules de communication facilitent la transmission d’information et l’accès à celle-ci. Flux d’actualités, newsletters, « Success Stories » ou encore enquêtes de satisfaction. Mais c’est également la possibilité de mettre à disposition une médiathèque pour stocker photos et vidéos.

 

Les modules de gestion de demandes permettent de créer des formulaires (demandes de fourniture, d’étude, d’absence) avec la possibilité de notifier ou d’avoir un système de validation.

 

Les modules d’échanges externes consistent à mettre à disposition des espaces spécifiques ouverts à des collaborateurs externes.

 

SharePoint est donc avant tout un nouveau moyen d’échange et d’accès à l’information. La plateforme propose une approche plus visuelle, plus dynamique, plus accessible, en résumé plus collaborative. Elle prend donc tout son sens dans une démarche d’évolution de gouvernance qui se veut plus transparente et agile.

Consultant Solutions Cloud


Jérémy GOUPIL

Consultant Solutions Cloud dynaMIPS

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