Le mois dernier, nous profitions de l’arrivée du printemps et du confinement pour nous lancer dans un grand nettoyage de printemps de nos boites e-mails. Le challenge pour les MIPSIENS : alléger au max sa messagerie ! Pour avoir les idées au clair mais aussi et surtout dans le cadre de notre démarche RSE. Nous en avons aussi profité pour éditer une Charte d’utilisation du Mail, qui sera désormais remise à tout nouvel arrivant chez Dynamips !
Pourquoi limiter l’envoi et l’archivage des e-mails ?
Pour une meilleure communication
L’e-mail est devenu un moyen de communication prédominant dans le monde de l’entreprise.
Mais aujourd’hui, il n’est pas rare de voir nos boites e-mails saturées d’informations. Conséquence ? La qualité des échanges entre les collaborateurs s’appauvrit.
Les limites de la communication par e-mail sont assez faciles à appréhender :
- Perte de temps : la rédaction, la relecture, l’envoi, la lecture par le destinataire, sa réponse etc. Autant d’étapes pour diffuser l’information que de pertes de temps potentielles.
- Perte de productivité : oh qu’il est tentant de checker ses mails plusieurs fois par jour, plusieurs fois par heure ! Certains connaissent aussi ce phénomène : le « syndrome de la boite de réception vide à tout prix ! » ?. Alors que la plupart du temps, soyons d’accords, le traitement des e-mails peut attendre. La consultation frénétique de nos messageries nous coupe dans notre « production » et nous déconcentre, c’est un fait.
- Clarté de la communication : autre phénomène bien connu, la mauvaise interprétation de l’écrit ! N’oublions pas que le non-verbal nous aide grandement à faire passer nos messages et que par le canal e-mail, il n’est pas du tout retranscrit. L’interprétation est donc beaucoup plus compliquée et peut parfois donner lieu à des non-dits, des incompréhensions voire des conflits.
- Droit à la déconnexion : envoyer des e-mails en dehors du temps de travail peut entraver le droit à la déconnexion des destinataires potentiels.
Pour l’environnement
Souvent peu connue du grand public car touchant à de l’immatériel, la pollution numérique prend pourtant une part de plus en plus importante dans les émissions de CO² mondiales.
Il est de la responsabilité des entreprises et des individus d’y remédier autant que possible. De la même manière qu’on prend son vélo pour des déplacements courts ou qu’on fait son tri sélectif finalement !
L’archive d’e-mails, une catastrophe écologique
L’envoi d’un e-mail, c’est 20 grammes de Co² de dépense en électricité.
La conservation d’un e-mail pendant un an dans votre messagerie c’est 10 grammes de Co² émis en plus !
Et 10 grammes de Co², c’est la consommation d’une ampoule de 25W pendant une heure.
Pour rappel, le numérique représente 4% des émissions de gaz à effet de serre dans le monde, soit 1,5 fois plus que le transport aérien !
Dynamips fait le ménage !
En Avril dernier, nous avons donc entrepris en interne un grand challenge : le nettoyage de printemps des boites mails !
L’objectif de cette démarche :
- Assainir nos messageries
- Réduire notre impact sur notre environnement
- Repenser nos modes de communication en interne
Pour nous aider à aller au bout de ce défi, une charte d’utilisation a été mise à disposition des Mipsiens en parallèle. Histoire de garder nos bonnes résolutions durablement ?.
Challenge accepted !
Après deux semaines, les Mipsiens ont supprimé plus d’un million d’items pour un gain d’espace de stockage de 173 Go. Cela représente 11,5 tonnes de CO² en moins pour notre atmosphère !
Ça en fait des ampoules ! ?
Mais nos efforts ne se relâchent pas. Le grand ménage se poursuit chaque mois.
Nous nous engageons dans le même temps à réduire considérablement l’envoi d’e-mails. Pour ce faire, nous privilégions l’utilisation des outils comme Teams, Yammer ou SharePoint pour nos communications. Et ça marche ! Sans oublier les échanges directs, toujours plus efficaces !
L’environnement est l’affaire de tous. Si vous avez des questions sur notre charte ou nos outils, n’hésitez pas à envoyer un mail à communication@dynamips.com. Nous serons ravis de partager nos retours d’expériences ?