Outil incontournable de la suite Microsoft Office, OneNote complète les outils Microsoft et offre de nombreuses fonctionnalités aux utilisateurs. Aujourd’hui, on vous propose de découvrir plus en détails l’outil et de vous aiguiller sur ses fonctionnalités. Vous êtes prêts ? C’est parti ! 

Article publié le 3 septembre 2020, mis à jour le 12 août 2026

 

 

Un carnet de notes qui traîne au fond d’un tiroir, trois post-it collés sur l’écran et un fichier nommé « notes_vrac_final_v2 » : si cette description vous parle, il y a de fortes chances que vous n’exploitiez pas encore OneNote comme il le mérite. Intégré à Microsoft 365, cet outil peut pourtant remplacer d’un coup votre bloc-notes papier, vos dossiers partagés en pagaille et une bonne partie des réunions qui se terminent par « on se refait un point plus tard ».

Depuis notre premier tour d’horizon de l’outil, OneNote a changé de visage : nouvelle version unifiée, arrivée de l’intelligence artificielle Copilot, fin de vie de certaines anciennes applications. On a donc repris le clavier pour vous livrer une mise à jour complète. Dans ce guide, l’équipe Dynamips vous explique ce qu’est OneNote, comment bien démarrer, et surtout ce qui a changé en 2026 pour ne plus perdre une miette de vos idées.

OneNote : Kézako ? 

OneNote, c’est l’application Office qui permet … la prise de notes (pas de surprise jusqu’ici, c’est dans le nom). Son utilisation se veut rapide et facile. On peut d’ailleurs y accéder, comme pour les autres, depuis n’importe quelle application de la Suite Office. L’application permet d’ajouter à ses notes du texte, des images, du son ou même de la vidéo. Depuis son intégration à la Suite Microsoft Office en 2016, OneNote est compris dans l’abonnement Office 365, en ligne ou en local. 

 

Qui peut utiliser OneNote ? 

L’application s’adresse à peu près tous les types de profils, mais sera bien évidemment plus adaptée à ceux qui effectuent des réunions ou qui doivent faire de la prise de notes de manière générale. Microsoft a conçu l’outil dans le but de remplacer les carnets de brouillons ou de prises de notes au bon vieux papier (on pense à la planète !). L’idée est également de faciliter l’accès à la prise de note, de les partager, les sauvegarder et de les rechercher. 

 

Quelle version de OneNote utiliser en 2026 ?

C’est ici que les choses ont bougé, et c’est probablement la partie la plus importante de cet article si vous utilisez encore une ancienne version. Pendant des années, deux applications ont coexisté sous le même nom : OneNote 2016, l’application de bureau classique, et OneNote for Windows 10, préinstallée sur les PC récents. Résultat : une confusion permanente sur la version à utiliser.

Depuis le 14 octobre 2025, cette confusion appartient au passé, mais pas forcément dans le bon sens si vous n’avez rien anticipé. OneNote for Windows 10 a officiellement atteint sa fin de support. L’application bascule en lecture seule : vous pouvez toujours consulter vos notes existantes, mais plus les créer, les modifier ni les synchroniser. Le même jour, Office 2016 et Office 2019, qui embarquaient OneNote 2016, ont eux aussi atteint leur fin de support.

Microsoft a profité de ce grand ménage pour simplifier les choses : il n’existe désormais plus qu’une seule application, sobrement appelée « OneNote », disponible gratuitement sur le Microsoft Store et incluse dans les abonnements Microsoft 365 comme dans Office 2024. Si vous êtes encore sur OneNote for Windows 10, c’est le moment de migrer vos blocs-notes vers cette application unique, sans quoi vous naviguerez bientôt en mode consultation uniquement.

 

OneNote : le classeur interactif de Microsoft 365

Le concept de OneNote est plutôt simple. C’est le même principe que pour la prise de notes papier. En réunion, vous prenez une feuille blanche, vous y notez les éléments importants puis vous la stockez dans un tiroir. Si vous ne l’oubliez pas entre temps, vous ajoutez de nouvelles feuilles, avec de nouvelles notes. Au bout d’un moment, vous vous rendez compte qu’un classeur pour stocker ces dizaines de pages serait quand même plus pratique. Enfin, vous ajoutez des intercalaires pour mieux vous organiser. Avec OneNote c’est pareil ! 

Vous avez des « Blocs-Notes » qui correspondent à des classeurs. Un Bloc-Notes a la particularité d’avoir des droits d’accès. On a donc son Bloc-Notes personnel, puis un certain nombre de Bloc-Notes partagés (un Bloc-Notes de service, un Bloc-Notes partagé avec le service voisin, un Bloc-Notes sur l’organisation des événements, un Bloc-Notes par comité d’entreprise, etc.) 

 

Comment créer un nouveau bloc-notes dans OneNote ? 

Pour créer un nouveau bloc-notes dans OneNote, il vous suffit de cliquer sur le bouton situé en haut à gauche de la page. Vous pourrez alors renommer votre bloc-notes. 

 

Comment créer une page dans OneNote ? 

Ensuite, on va pouvoir y créer des « pages ». Chacun possède son organisation mais il est d’usage de créer une page par réunion (pour une date précise donc). On va ainsi pouvoir multiplier les pages et la création de « sections » (correspondant aux intercalaires) va permettre de les organiser. Thématiques, sujets abordés, récurrences, c’est à vous de voir ce qu’il vous convient le mieux. 

Oubliez donc les fameux : 

Terminé ! Plus de fichiers qui trainent ! Tout est dans l’application, et elle est accessible en mode déconnecté, en ligne, depuis un navigateur, depuis un smartphone via la synchronisation ! Bon, il faudra quand même vous organisez avec méthode pour éviter de vous y perdre. 

 

Peut-on utiliser OneNote tout seul ? 

Oui, il est tout à fait possible d’utiliser OneNote sans les autres outils collaboratifs comme SharePoint ou Teams. Par contre, ces derniers facilitent réellement la gestion des droits d’accès (si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, on vous a fait un article xxx). 

En effet, un Bloc-Notes créé au sein d’une équipe Teams permettra automatiquement à tout nouveau collaborateur inclus dans l’équipe d’y accéder. On n’a donc plus besoin de se poser la question « Jean-Michel, tu peux filer les accès au bloc-notes ? » puisque par défaut, il sera déjà partagé. 

Et puis… Microsoft Teams nous permettra en plus de stocker des fichiers dans une arborescence, de s’affecter des tâches, de converser autour du sujet, mais on s’égare ! 

 

Quelles sont les fonctionnalités de OneNote ? 

Les enregistrements oraux/audio 

Si l’écrit est évidemment la forme privilégiée des comptes-rendus, celle-ci peut se faire de différentes manières. En effet le bouton “Dicter” propose des fonctionnalités de dictée orale afin de retranscrire textuellement tout ce que vous énoncez. Et ça marche en Français ! 

De la même manière, il vous est possible de faire un enregistrement audio, par exemple dans le cas d’un appel téléphonique via Microsoft Teams pour garder de côté vos échanges et y revenir par la suite. Elle est pas belle la vie ? 

 

Le tactile 

Le tactile est bien évidemment pris en compte pour les plus visuels. Vous pouvez ainsi dessiner des schémas directement dans l’application. On vous conseille d’utiliser un stylet, mais la légende dit que ça fonctionne aussi avec post-it roulé en boule. Vous pouvez aussi utilisez la fonction tactile avec un tableau blanc interactif, c’est top ! 

 

Les calculs 

Vous saviez qu’on peut faire des équations dans OneNote ? Et oui ! Bon, ça ne les résout pas, mais ça a le mérite d’exister. 

 

Les autocollants 

En plus des emojis qui peuvent ponctuer vos prises de notes, vous pouvez également ajouter des autocollants de chat en cravate. Parce que pourquoi pas ? 

 

OneNote et l’intelligence artificielle : l’arrivée de Copilot

La vraie nouveauté de ces derniers mois, c’est l’intégration de Copilot directement dans OneNote. Concrètement, l’IA peut résumer une page entière en quelques lignes, transformer vos notes en liste de tâches actionnable, ou encore reformuler un paragraphe pour le rendre plus clair. On lui doit aussi la fonction « Prendre des notes avec Copilot », qui structure vos idées au fil de la frappe.

Attention à ne pas confondre deux choses. D’un côté, Copilot dans OneNote enrichit vos blocs-notes classiques. De l’autre, les « Bloc-notes Copilot » (Copilot Notebooks) forment un espace distinct, où l’IA organise elle-même l’information à partir de sources que vous lui fournissez. Le premier reste sous votre contrôle éditorial, le second s’appuie davantage sur l’IA pour structurer le contenu à votre place. L’accès aux Bloc-notes Copilot nécessite une licence Copilot, sauf pour certains abonnés Microsoft 365 Personnel, Famille ou Premium qui y ont accès de façon incluse.

Depuis décembre 2025, les fonctions Copilot de OneNote pour Windows s’ouvrent directement dans le volet Copilot Chat plutôt que dans une fenêtre séparée, pour une expérience plus fluide entre vos notes et l’assistant IA.

 

Quels sont les avantages de l’outil « One Note » pour l’organisation ?

Revenons à nos moutons. Si on retrouve beaucoup de fonctionnalités dans l’outil OneNote, l’organisation reste de mise. D’accord, la souplesse de l’outil permet de pallier le côté rigide de Microsoft Word (qui s’apparente plus vers la rédaction de procédures ou de lettres formalisées). 

Vous pouvez écrire où vous voulez sur la page et déplacer du texte un peu comme sur un tableau blanc. D’accord, la recherche est super performante et va vous ressortir toute occurrence de mot partout dans vos comptes-rendus. Mais un peu d’organisation ne fait jamais de mal. 

 

Bonnes pratiques pour tirer le meilleur de OneNote

Sur ce dernier point, si votre organisation gère aussi des dizaines d’ordinateurs et de mobiles au quotidien, jetez un œil à notre guide complet pour utiliser Intune : la bonne gestion du parc informatique et la bonne gestion des usages collaboratifs vont souvent de pair.

 

Questions fréquentes sur OneNote

OneNote est-il gratuit ?

Oui, une version gratuite de OneNote est disponible via le Microsoft Store, avec un espace de stockage limité. L’application est également incluse sans surcoût dans tous les abonnements Microsoft 365 et dans Office 2024, avec davantage d’espace de stockage cloud.

Que devient OneNote for Windows 10 ?

Depuis le 14 octobre 2025, OneNote for Windows 10 a atteint sa fin de support et fonctionne uniquement en lecture seule : plus de création, de modification ni de synchronisation possibles. Il est recommandé de migrer vers l’application « OneNote » unifiée.

Comment activer Copilot dans OneNote ?

Copilot dans OneNote nécessite une licence Copilot associée à votre abonnement Microsoft 365 professionnel. Certains abonnés grand public (Personnel, Famille, Premium) y accèdent directement selon leur formule.

Quelle est la différence entre OneNote et les Bloc-notes Copilot ?

OneNote reste un carnet de notes que vous organisez vous-même. Les Bloc-notes Copilot (Copilot Notebooks) sont un espace où l’IA structure l’information à partir de sources que vous lui indiquez, avec une logique plus automatisée.

 

OneNote a beaucoup gagné en clarté ces derniers mois, entre la simplification des versions et l’arrivée de Copilot. Reste à s’assurer que votre organisation en tire vraiment parti, sans se laisser dépasser par les mises à jour successives de Microsoft 365. C’est exactement le genre de sujet sur lequel l’équipe Dynamips accompagne les PME et collectivités du Grand Ouest au quotidien. Avec une note de 4,7/5 sur plus de 1 485 avis Trustpilot, nos clients confirment que nos équipes savent transformer les usages Microsoft 365 en vrais gains de temps, sans jargon inutile.

Une question sur votre environnement Microsoft 365 ou sur la formation de vos équipes aux bons usages de OneNote ? Contactez-nous, on prend le temps d’en discuter avec vous.