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L’histoire tragique des outils collaboratifs pour les TPE et PME…

…Ou pourquoi les outils de travail collaboratif ne sont pas réservés qu’aux grands groupes

Malgré son apparente simplicité, la notion de travail collaboratif semble pourtant souffrir du même mal que certains “buzzword” du numérique, réputés plus complexes, à l’instar de la blockchain.Tout le monde en parle mais personne ne sait exactement ce que c’est (à part certains initiés). Des approximations qui conduisent les TPE et PME à ne pas apprécier ces outils à leur juste valeur et modérer leur utilité réelle.

Quand nous évoquons le sujet du travail collaboratif avec les TPE et PME pour qui nous travaillons, nous avons généralement peu ou prou la même réaction : “C’est un sujet déjà adressé chez nous, nous utilisons Slack, G Suite et DropBox”. Sur le fond ce n’est pas complètement faux. Ces outils permettent effectivement d’échanger et de travailler avec des interlocuteurs internes et externes à l’entreprise. Mais il ne s’agit que de la partie émergée de l’iceberg.

Pour être considérés comme tels, les outils collaboratifs doivent répondre à trois enjeux : les échanges, l’homogénéisation et la centralisation. L’exemple le plus parlant reste le versioning de documents. Avec des logiciels comme Slack, G Suite et Dropbox, la gestion des versions peut rapidement tourner au cauchemar : X fait des modifications sur la V3 alors que Y venait de finaliser la V5. Nous n’allons pas enfoncer le clou sur ce cas précis, il a déjà dû vous arriver.

Pour autant, s’équiper d’un environnement homogène d’outils collaboratifs en tant que TPE ou PME, n’est-ce pas un peu exagéré ? Pour faire court, non et ils peuvent même être utiles à des entreprises unipersonnelles. Et pour faire long ça se passe ci-dessous.

Les outils collaboratifs, ce n’est pas une question de taille d’entreprise, mais d’usages

Les suites collaboratives n’ont jamais été pensées pour des tailles d’entreprises particulières, mais pour répondre à des besoins précis. Commençons par nous débarrasser de l’éléphant dans la pièce : ce n’est pas parce que vous avez à votre disposition une myriade d’outils collaboratifs dans une même suite de logiciels (comme Microsoft 365) qu’il faut tous les utiliser pour autant. Mais nous y reviendrons un peu plus tard.

Une même suite collaborative peut couvrir des usages qui vont des entreprises unipersonnelles jusqu’aux multinationales. Ce n’est donc pas la taille de l’entreprise le débat, mais le besoin à adresser. Voici quelques exemples d’usages courants qui peuvent justifier à eux seuls le recours à suite collaborative.

1/ Simplifier les échanges de documents

L’envoi de documents et d’informations en interne ou en externe via le partage d’un lien est très certainement l’usage le plus simple et le plus fréquent. Mais c’est aussi celui qui fait particulièrement briller les outils collaboratifs.

Il s’agit d’une fonctionnalité puissante qui permet d’ouvrir des droits spécifiques aux différents interlocuteurs. Le tout en centralisant les actions de chacun sur un même document. Une maîtrise des droits d’utilisation qui permet de garder le contrôle sur la vie du document ou de l’information, en limitant notamment les téléchargements de ce dernier. Ainsi nous évitons une pénible gestion des versions.

Un cas d’utilisation loin d’être exclusif aux grands groupes et qui, à lui seul, permet à des PME, des TPE voire à des travailleurs indépendant de gagner en efficacité et en sérénité sur les échanges de documents et d’informations.

2/ Homogénéiser l’environnement et les outils

Il s’agit d’un point corollaire au précédent. Même si on s’y habitue à la longue, les changements d’interfaces pour utiliser des outils d’éditeur différents peuvent impacter notre productivité. Notamment parce que c’est outils ne communiquent pas entre eux. Ils nous obligent à réaliser plusieurs fois la même action pour garantir l’intégrité des données présentes sur le système d’information.

Imaginez, depuis une même et unique interface, pouvoir programmer une réunion, réserver et centraliser les comptes-rendus de réunion.

En plus de représenter un gain de temps en termes de gestion de l’information, la cohérence des différents outils facilite l’appropriation de l’environnement de travail.

3/ Faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs

Les suites collaboratives ont cet avantage de pouvoir accompagner les entreprises dans leur croissance. Que ce soit pour mettre à disposition des nouveaux collaborateurs tous les outils dont ils ont besoin en quelques clics et faciliter leur onboarding avec un environnement cohérent et lisible, ou ajuster les performances et les outils mis à disposition tout aussi rapidement.

Une dimension clé aujourd’hui pour dégager du temps et de la disponibilité aux directions informatiques puisque nous faisons de moins en moins carrière toute notre vie dans la même entreprise. L’intégration de nouveaux collaborateurs est donc devenu un réel sujet en termes d’administration et de gestion des outils.

4/ Évacuer les contraintes techniques

C’est particulièrement vrai quand les entreprises cherchent à se défaire de leur legacy. Que ce soit pour effectuer une transition d’un modèle 100% on-premise vers un modèle hybride voire 100% cloud, ou changer le NAS historique de l’entreprise, les suites collaboratives s’avèrent être particulièrement utiles. C’est notamment le cas avec Microsoft 365. En plus des logiciels usuels (la suite Office, messagerie) et des outils plus orienté sur le collaboratif (Teams ou Sharepoint), l’offre donne aussi accès à des services de stockage, de sauvegarde ou encore de sécurité.

Autant d’outils et de logiciels mis à jour régulièrement et automatiquement sans avoir besoin d’infrastructures sur site. Autrement dit, moins de contraintes matérielles pour plus de services.

Les outils collaboratifs pour répondre aux enjeux des entreprises

En plus d’adresser des besoins récurrents, les suites collaboratives apportent des réponses aux défis posés aux services informatiques des PME. Sur la base de nos discussions avec les DSI de PME chez qui nous avons déployé des outils collaboratifs, nous avons identifié 3 problèmes fréquents qui peuvent être résolus avec l’intégration de ces outils.

1/ Les emails

L’email a beau être le moyen de communication numérique le plus ancien et le plus largement utilisé par les entreprises, il continue inlassablement d’apporter son lot de défis. En l’occurrence, sa sur-utilisation.

La première raison pour laquelle les entreprises nous contactent pour mettre en place des outils collaboratifs, c’est pour réduire le nombre d’emails envoyés quotidiennement. En plus d’impacter l’efficacité des collaborateur et de vite devenir une forme de pollution pour la messagerie électronique, l’envoi d’email contribue activement à dupliquer de pièces-jointes et les éparpiller dans l’entreprise. Une perte de contrôle et d’espace de stockage qui peuvent devenir handicapantes à terme.

La mise à disposition de nouveaux canaux de communication, comme des outils de chat ou de visio, permet de limiter cette sur-utilisation et les désagréments associés.

2/ L’accessibilité de la donnée

En d’autres termes, savoir en permanence où se trouvent précisément chaque document de l’entreprise.

Nous avons parlé précédemment de la duplication liée à l’utilisation des emails, mais ce n’est pas le seul cas qui existe. Nous avons remarqué que les entreprises ont souvent recours à un VPN pour favoriser le travail à distance. Il s’agit d’outils généralement complexes à mettre en place et pas vraiment orientés utilisateurs. Par conséquent, chez nos clients qui étaient dotés d’un VPN, les collaborateurs copiaient les documents qui leur étaient utiles sur leur poste de travail pour éviter d’utiliser le fameux VPN.

Si ce comportement n’avait rien de dramatique il y a encore peu de temps, la RGPD est venue chambouler le statu quo. La réglementation  a introduit la notion d’unicité de l’information. C’est-à-dire une information gérée gérée depuis un point unique du système d’information.

En plus d’offrir un moyen d’accès simple à l’information et aux documents, partout et en toutes circonstances (même en mode déconnecté), les suites collaboratives comme Microsoft 365 permettent aux entreprise de faire un pas de plus vers une infrastructure RGPD-compliant.

3/ Le Shadow IT

Nous ne sommes probablement pas les premiers à vous en parler. Mais si vous ne connaissez pas ce terme, il s’agit de tous les outils utilisés par les collaborateurs au sein de l’entreprise, sans l’approbation de la DSI. Cela va de l’outil de chat pour communiquer entre collègues jusqu’aux outils de partage de fichiers ou documents vers l’externe. Et à moins que votre système d’information ne soit soumis au secret-défense, croyez-nous, c’est très certainement le cas chez vous à l’heure où vous lisez ces lignes. Même si vous l’avez formellement interdit.

Chez nos clients, systématiquement, il y avait au moins un employé qui utilisait Dropbox ou Wetransfer pour partager des documents en interne ou en externe. Le problème n’est pas tant dans l’usage que dans la confiance que vous pouvez accorder à ces tiers extérieur. Par exemple, si un collaborateur dépose un trombinoscope sur Dropbox, ces derniers peuvent utiliser les photos comme bon leur semble. Et nous supposons que vous n’avez pas vraiment envie de devenir la nouvelle égérie de Dropbox pas vrai ?

D’expérience, il est très difficile de lutter contre ce type d’usages surtout si les collaborateurs y trouvent de la valeur. Les suites collaboratives permettent d’adresser ces besoins et de sécuriser l’utilisation de ces outils.

L’adoption comme moteur d’utilisation

Quand on parle de déploiement de suites collaboratives au sein des entreprises, la réelle problématique est celle de l’adoption des utilisateurs. Pour répondre aux besoins et aux enjeux précédemment listés, encore faut-il que les collaborateurs utilisent les outils qui sont à leur disposition.

Or, nous avons pu observer que les utilisateurs avaient toujours une attitude de défiance vis-à-vis des nouveaux outils introduits en entreprise. Et plus particulièrement envers les logiciels de travail collaboratif. Pour cause, l’implémentation de ces outils s’est longtemps faite dans la douleur, à base d’outils de partage et d’échanges austères ou de VPN plus adaptés à des contraintes techniques qu’à des réels besoins d’utilisateurs.

C’est justement le rôle de tiers extérieurs, comme nous, de s’assurer que la prise en main se fasse naturellement et éviter de retomber dans les travers historiques de l’entreprise. Comme nous le disions en début d’article, ce n’est pas parce que les suites collaboratives donnent à accès une multitudes d’outils différents qu’il faut tous les utiliser pour autant. Il y a un risque de submerger l’utilisateur. Chez dynaMIPS, nous procédons systématiquement de la même manière :

Cela n’a rien de novateur ou de secret. Il s’agit d’un process assez classique de prestataires un minimum sérieux qui ne cherchent pas à simplement pousser de l’abonnement. Mais le respect de ces étapes nous permet d’intégrer ces outils avec succès dans les entreprises avec lesquelles nous travaillons.

Travail collaboratif : une vision de long terme

Pour conclure, nous souhaitons souligner que la mise en place d’outils collaboratifs en entreprise n’est pas une fin en soi. Certes, cela vous permet d’adresser des besoins et des enjeux précis. Mais l’adoption d’une suite collaborative signifie aussi la fin d’une fastidieuse et chronophage gestion des licences et infrastructures pour la bureautique, le stockage, la messagerie, la visioconférence etc.

De fait, ces outils accompagnent aussi les Directions Informatiques dans leur mutation en leur laissant plus de temps pour effectuer de la veille et échanger avec les collaborateurs. Ils permettent aller au-devant des besoins avant qu’ils ne deviennent handicapants. De gestionnaires de parcs, nous avons la conviction que les DSI sont vouées à se muter en centres de services, dédiés aux besoins des utilisateurs. Ils traduisent les stratégies des entreprises en réponses techniques opérationnelles.

Tout le mérite ne reviendra évidemment pas aux outils de travail de collaboratifs, mais c’est un bon début pour vous inscrire dans cette dynamique.

Article rédigé par Jérémy GOUPIL – Consultant Solutions Cloud dynaMIPS

 

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