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Mairie de Nesmy : comment une collectivité territoriale s’empare des outils collaboratifs ?

Située en plein cœur de la Vallée de l’Yon, véritable poumon vert de La Roche-sur-Yon, la commune de Nesmy compte aujourd’hui près de 3000 habitants (2987 pour être précis). Avec 23 élu·e·s et adjoint·e·s, ainsi qu’une dizaine de salarié·e·s en poste, la municipalité de Nesmy contribue à la vie de la commune mais est aussi impliquée dans l’agglomération de La Roche-Sur-Yon. C’est avec l’arrivée du nouveau maire Thierry Ganachaud, le 26 mai dernier, que la municipalité a emprunté le tournant du collaboratif.

Contexte projet : Le monde de  Nesmy

À sa prise de poste, Thierry Ganachaud a rapidement fait un constat : le potentiel de l’équipe municipale de Nesmy était sous-exploité. Si toutes les tâches effectuées par l’équipe contribuaient à faire tourner la mairie, certaines étaient chronophages pour le peu de valeur ajoutée apportée.

 

photo_Thierry_Ganachaud

« Pour signer un document, il fallait l’imprimer, me le transmettre pour signature, le redonner, le scanner puis le renvoyer. On perdait beaucoup de temps pour une tâche simple.” 

Thierry Ganachaud, Maire de Nesmy

Mais le monde de Nesmy ne s’arrête pas aux frontières de la commune puisque celle-ci fait partie intégrante de l’agglomération de La Roche-Sur-Yon. À ce titre, Nesmy prend part activement à la vie de l’agglomération et est régulièrement amenée à travailler avec des acteurs variés du territoire.

 

“Dans cette collaboration, il y a un réel enjeu pour que tout le monde ait le même niveau d’information et que personne ne soit mis de côté.”

Thierry Ganachaud, Maire de Nesmy

C’est dans ce contexte que Thierry Ganachaud a impulsé une nouvelle dynamique d’organisation d’équipe, centrée sur l’utilisation d’outils collaboratifs.

Déploiement des outils

Mais la mairie de Nesmy ne partait pas non plus de zéro. Sous le mandat du maire précédent, la municipalité avait déjà fait l’acquisition d’une dizaine de licences Microsoft 365 auprès de dynaMIPS. Thierry Ganachaud a donc commencé par structurer l’existant pour que les licences puissent être exploitées à leur plein potentiel.

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“À la demande de monsieur Ganachaud, nous lui avons ouvert un accès au portail d’administration. Il a ensuite associé chaque licence à une adresse email nominative dans la mairie, ce qui n’était pas le cas avant.”

François Lorand, Ingénieur Commercial – dynaMIPS

 

C’est ensuite que la mairie de Nesmy a fait l’acquisition de Teams. Dans un premier temps pour fluidifier la réalisation des tâches à faible valeur ajoutée, notamment gagner du temps pour la signature des documents évoquée plus haut. Mais aussi pour une utilisation pas forcément la plus intuitive lorsqu’on pense à Teams.

“J’utilise Teams pour partager des fichiers mais aussi comme un outil de gestion de projet notamment pour faire du ticketing et m’en servir comme planificateur de tâches.”

Thierry Ganachaud, Maire de Nesmy

Quant à la visioconférence, le maire de Nesmy préfère attendre que les disparités entre les élu·e·s, adjoint·e·s et employé·e·s se réduisent avant de la déployer.

Bilan & perspectives

Malgré les 5 années passées à accompagner la mairie de Nesmy, la relation avec dynaMIPS était une nouveauté pour Thierry Ganachaud. Si la collaboration doit encore trouver son rythme de croisière, le maire de Nesmy reste néanmoins satisfait de la discrète efficacité de l’équipe.

“Je trouve ça remarquable de ne pas être contraint ou pressé commercialement, c’est agréable. Et quand j’ai un besoin ils répondent, il suffit d’un coup de fil pour tout mettre en marche. »

Thierry Ganachaud, Maire de Nesmy

Après un mois d’utilisation de Teams, le maire de Nesmy estime que l’outil a parfaitement rempli son rôle au sein de sa municipalité. En plus d’offrir un meilleur management de l’équipe et une meilleure anticipation des charges de travail, Thierry Ganachaud a également constaté la naissance d’une appétence pour Teams en interne. Le ticketing et la planification des tâches a permis à la municipalité de mieux partager la vision sur la charge de travail et les besoins de chacun. Enfin, Teams a aussi permis d’apaiser certaines tensions en interne, notamment lorsqu’il s’agit de l’attribution des tâches.

“J’ai constaté que l’outil de ticketing permet de retirer la pression hiérarchique lorsqu’il est attribué.”

Thierry Ganachaud, Maire de Nesmy

Côté perspectives, la roadmap de la mairie est pour le moins chargée. En priorité, la gestion des emails via une messagerie unifiée et surtout la mise en place d’une solution de gestion électronique des documents. L’objectif est de créer une base documentaire accessible depuis chaque poste de travail.

“Pour faciliter le dialogue et les échanges avec toutes les entreprises du département de Vendée.” 

Thierry Ganachaud, Maire de Nesmy

Quant à Teams, Thierry Ganachaud souhaite pousser un peu plus son utilisation dans sa mairie. Dans un premier temps en équipant les animateur·rice·s et le service technique avec des téléphones portables professionnels pour assigner et traiter des tâches depuis leur mobile. Dans un deuxième temps, en diminuant la disparité des connaissances informatiques entre les élu·e·s, adjoint·e·s et employé·e·s pour déployer des fonctionnalités plus avancées comme la visioconférence.

“En 2021 nous allons utiliser des quote-part formation sur le travail collaboratif pour sensibiliser l’ensemble de l’équipe municipale. Je pense que je demanderai à dynaMIPS d’animer ces sessions.”  

Thierry Ganachaud, Maire de Nesmy

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