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Microsoft VIVA : ce que l’on sait de la plateforme dédiée à l’expérience collaborateur signée Microsoft

Annoncée en grande pompe le 4 février 2021, Microsoft VIVA semble receler autant de promesses que de mystères (pour l’instant). La nouvelle plateforme dédiée à l’expérience collaborateur de Microsoft contiendra 4 nouveaux outils logiciels. Un premier est déjà sorti, un deuxième ne va pas tarder et les deux autres arriveront au second semestre. Voici tout ce que nous savons à ce jour.

Depuis l’annonce et la présentation de Microsoft VIVA en février, c’est une vraie pêche à l’information qui a débuté chez nous. Déjà parce que le produit nous intéresse beaucoup et aussi parce que nous n’avons pas encore eu l’occasion de mettre la main dessus pour le tester. Nous avons donc épluché bon nombre d’articles et de documentations pour nous faire une meilleure idée de l’offre et de ses perspectives. En attendant de pouvoir vous faire un vrai retour d’expérience éclairé, voici le fruit de nos recherches.

Microsoft VIVA : une plateforme orientée expérience collaborateur

 

Microsoft a d’emblée annoncé la couleur : Microsoft VIVA apportera la dimension “expérience collaborateur” à Microsoft 365. En d’autres termes, une suite d’outils pensés pour accompagner la vie professionnelle de chaque travailleur de leur arrivée à leur départ de l’entreprise. Si la notion d’expérience collaborateur (employee experience dans la langue de Shakespeare), occupe une place prédominante dans la communication de Microsoft VIVA, elle n’est pas neuve pour autant.

Apparue au début des années 2000, l’expression fait référence aux impressions et observations d’un salarié sur son emploi dans une entreprise donnée et qui vont conditionner son comportement, son attitude et son bien-être. Pour gérer au mieux l’expérience employé, les entreprises doivent agir tout au long du “cycle de vie” d’un salarié en travaillant 4 axes :

C’est précisément pour aider les entreprises à travailler l’expérience collaborateur que la suite Microsoft VIVA a vu le jour.

 

Quatre nouveaux outils inédits qui sortiront progressivement 

La plateforme Microsoft VIVA se composera de 4 nouveaux outils compatibles, intégrés et interopérables avec la suite Microsoft 365 :

Connections est actuellement la seule application disponible. Si Insights devrait arriver prochainement, Learning et Topics sortiront au cours du deuxième semestre 2021. Pour autant, cela n’a pas empêché Microsoft de dévoiler les principales fonctions de chaque outil. Pour résumer, ils remplissent tous une fonction spécifique dans l’expérience collaborateur. Plus de détails, ça se passe juste en-dessous.

 

VIVA Connections : Agir sur la communication interne

Avec Connections, Microsoft souhaite créer un point d’entrée unique à toutes les ressources de l’entreprise en facilitant l’accès aux communications internes, documentations RH ou tout autre document d’entreprise auquel chaque collaborateur ou groupe de collaborateurs devrait avoir accès.

Jusqu’ici rien de révolutionnaire, nous venons de donner la définition d’un serveur de fichiers. La différence avec Connections c’est la présentation de ce contenu. En un clic depuis Teams, vous ouvrez un fil d’actualité qui affiche dynamiquement ces ressources. C’est-à-dire que le contenu s’adaptera selon votre profil ou selon l’actualité de l’entreprise. Vous pourrez ainsi parcourir un flux personnalisé (façon réseau social) et chercher des documents précis depuis une barre de recherche.

Techniquement, il s’agit d’une interface “surcouche” pour Teams, qui vient aspirer, traiter, trier et afficher les documents présents sur SharePoint, avec une grosse dose d’Intelligence Artificielle pour adapter le contenu présenté à des profils utilisateurs. Autrement dit, une manière beaucoup moins “statique” d’appréhender le contenu stocké sur SharePoint.

Côté licence, Viva Connections se basant essentiellement sur le contenu SharePoint (et accessible dans Teams), il sera intégré à la licence SharePoint Online.

 

Notre (humble) avis

Il semblerait que Microsoft adapte ses outils aux usages des “Digital Natives” pour qui la navigation sur un serveur de fichier “classique” peut paraître archaïque et fastidieuse. Avec l’inclusion d’un tel outil, et son interface proche d’un réseau social, plusieurs chemins mènent à l’information.

Le revers de la médaille sur lequel nous attirons votre attention, sera la nécessité d’accompagner les collaborateurs moins technophiles pour éviter la fracture numérique. Si l’accès à l’information pourra toujours se faire de manière “classique”, il faut aussi éviter le phénomène de séparation entre “ceux qui savent” et “ceux qui font comme d’hab’”.

Si vous voulez creuser un peu plus le sujet :

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VIVA Insights : Agir sur le bien être du collaborateur

La mission d’Insights c’est de veiller à la bonne hygiène de travail des collaborateurs, en apportant des recommandations personnalisées sur la base du niveau d’activité ou en alertant les managers sur de potentiels “burn out” ou “bore out”.

Concrètement, Insights va croiser plusieurs informations pour identifier de potentiels dysfonctionnements. Par exemple, mesurer l’utilisation d’outils numériques quand une réunion est prévue au calendrier. S’il y a une leçon que nous avons pu tirer du confinement, c’est que toutes les réunions ne sont pas utiles, donnant lieu au mouvement “This meeting could have been an email”. Insights entend bien y remédier, ou au moins vous prouver qu’une conduite de réunion, ça s’apprend !

L’outil comportera trois dashboards, pour trois types de profils, qui seront déployés au fur et à mesure :

En termes de licences, Viva Insight sera intégré à la licence Exchange Online pour le collaborateurs puisque l’outil se base essentiellement sur le contenu Exchange (mails, calendriers). Pour les managers et la direction, l’outil sera intégré à la licence Workplace Analytics (en add-on).

 

Notre (humble) avis

Nous sommes prêts à parier qu’Insights remportera la palme de l’outil le plus polémique de la plateforme Microsoft VIVA. Bien qu’il se revendique comme un outil de bien-être du collaborateur, la frontière avec la perception d’un outil de “flicage” peut être mince pour certains salariés. Surtout avec le précédent tollé du score de productivité de Microsoft 365.

Avec Insights, Microsoft revient avec une offre plus travaillée, moins agressive et beaucoup plus positive pour le collaborateur. Pilier de la plateforme, l’outil trouve pleinement sa place dans la démarche « Expérience Collaborateur » mise en avant par VIVA. Les entreprises devront néanmoins jouer le jeu de la pédagogie pour rassurer les collaborateurs sur leurs données personnelles (conformité RGPD), ce que peuvent ou non récupérer les responsables et ce qu’ils font de ces données.

Pour en apprendre plus sur Insights :

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VIVA Learning : Faciliter la formation et le développement des compétences

Avec le boom des plateformes de Learning Management System (LMS) et leur apport indéniable en termes de montée en compétences, Microsoft ne pouvait pas passer à côté du sujet pour améliorer l’expérience collaborateur. Nous savons assez peu de choses sur Viva Learning pour le moment.

D’un point de vue purement fonctionnel, la plateforme permettra à un administrateur de partager du contenu de formation à des destinations des employés. Il sera également possible de connecter la plateforme à des ressources externes pour trouver des contenus de formation pointus comme LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Skillsoft ou edX.

D’après ce que nous avons compris, cette plateforme serait accessible directement depuis l’espace de travail Teams.

 

Notre (humble) avis

Sur le papier, la promesse de cet outil est fantastique pour les collaborateurs. Les LMS sont souvent inaccessibles pour les TPE ou PME et Learning permettrait de démocratiser leur utilisation (et donc leurs bénéfices) aux employés des structures plus modestes. La promesse est vraiment enthousiasmante.

On y croit, mais nous gardons évidemment quelques réserves au vu du peu d’informations que nous avons à disposition. Beaucoup de ces promesses vont dépendre du design de l’application. Si c’est bien fait et que l’on peut se créer son propre parcours ou mettre des contenus en favoris, c’est gagné. Si l’organisation des filtres et la recherche sont hasardeux (ce qui peut potentiellement déjà être le cas dans les contenus) alors cela peut vite tourner au désastre.

 

Si vous voulez vous faire propre avis :

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VIVA Topics : Faciliter l’accès à l’information

Imaginez, vous venez d’arriver dans une nouvelle entreprise. Tout se passe bien, l’intégration se fait en douceur et puis vous êtes invité à rejoindre l’espace de travail collaboratif de votre entreprise, au hasard…. Teams ! Et alors que vous pensiez commencer à bien vous imprégner de la culture interne, c’est le drame. Vous lisez les messages sur Teams et vous comprenez un mot sur deux (en exagérant un peu). Tout un jargon et un vocabulaire d’entreprise que vous ne connaissez pas encore et que vous allez devoir assimiler rapidement pour échanger de manière fluide avec collègues.

Imaginez maintenant que, pour chaque mot que vous ne connaissez pas, il suffit de passer la souris dessus pour qu’une brève définition apparaisse, ou cliquer sur le mot inconnu pour trouver une page explicative exhaustive. C’est la promesse de VIVA Topics : une bibliothèque de savoir et de connaissance de l’entreprise, connectée à tous les contenus de l’écosystème Microsoft et organisée en rubriques et fiches thématiques.

Par exemple, dans une page SharePoint vous parlez de l’application PowerApps. Et bien si une page de référence « PowerApps » a été créée, un lien sera automatiquement ajouté sur le mot et vous amènera sur la page dédiée si vous cliquez dessus.

 

Notre (humble) avis 

Vous aviez entendu parlé du Projet Cortex ? En voici la version mature !

De notre point de vue, il s’agit d’un outil très prometteur. Nous parlons d’expérience étant donné la pluralité d’abréviations, sigles et acronymes de nos métiers. Si c’est bien réalisé, nous nous risquons même à prédire une petite révolution dans la façon de stocker les définitions/explications internes.

 

Si le sujet vous intéresse :

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Pssst, nous en saurons bientôt plus très prochainement ! Alors si le sujet vous intéresse, surveillez bien notre blog ! En attendant vous pouvez aussi regarder la présentation du produit réalisée par Microsoft : https://www.youtube.com/watch?v=AhXmhJHuhPc&ab_channel=Microsoft365  

Et si vous voulez nous faire un petit coucou, n’hésitez pas à nous contacter !

 

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