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“Dis donc Jamy, tu sais à quoi ça sert toi, SharePoint ?”

“Eh bien Fred, c’est très simple”. Bien qu’il s’agisse d’un outil iconique et incontournable de Microsoft, SharePoint reste encore un mystère pour beaucoup d’entreprises et d’utilisateurs. Jugé inutile par certains et qualifié d’usine à gaz par d’autres, SharePoint est pourtant la pierre angulaire de la dimension collaborative de Microsoft 365. 

 

SharePoint c’est un peu comme le Bitcoin : ça a l’air sympa, ceux qui en ont ne jurent que par ça, mais de l’extérieur c’est difficile de savoir à quoi ça sert. En tous cas c’est le constat que nous faisons chez dynaMIPS, pour beaucoup d’entreprises, SharePoint reste encore un mystère. C’est pourquoi nous allons répondre sans détours à une question ô combien sensible et périlleuse : “À quoi ça sert SharePoint ?”. 

 

Des applications (presque) infinies

 

Pour faire très court, SharePoint sert à faire beaucoup de choses : Intranet, stockage de documents, point d’entrée numérique sur les postes de travail, socle technique des outils collaboratifs de Microsoft… C’est très certainement cette multitude d’usages qui peut créer de la confusion chez certains utilisateurs.

Mais revenons aux fondamentaux de SharePoint. 

 

Qu’est-ce que c’est au juste ?

 

La réponse formelle serait : c’est du stockage “vivant” de documents qui se présente comme un portail Intranet. Concrètement, SharePoint permet aux entreprises de stocker et organiser en ligne leurs documents, fichiers et informations. Elles peuvent ensuite mettre à disposition toute ou partie de ces éléments aux collaborateurs et définir des droits d’accès selon des profils (collaborateur, manager, direction etc…).    

 

Jusqu’ici, nous venons de décrire un serveur de fichiers classique. La particularité de SharePoint, c’est que les utilisateurs accèdent à ces ressources depuis un portail Intranet aux couleurs de leur entreprise. C’est un petit plus qui fait une grosse différence puisque cela a plusieurs implications :

 

 

Quelle place pour Sharepoint en entreprise ?

 

Comme souvent en informatique, les usages sont presque toujours conditionnés par les besoins. Même SharePoint couvre un large éventail de besoins, nous avons pu observer trois grandes tendances qui se dégagent quant à l’utilisation de SharePoint en entreprise.

 

1/ Intranet

Pour les grandes entreprises qui utilisent un serveur de fichiers avec une importante infrastructure dédiée, SharePoint est régulièrement utilisé comme un Intranet. Il leur permet d’organiser et délivrer du contenu et des informations de l’entreprise dans un format un peu plus convivial qu’une note interne. Une utilisation qui correspond à un besoin de véhiculer l’information puisque la production sur les fichiers se fait directement sur le serveur consacré.

Néanmoins, avec le confinement et le développement du télétravail, nous avons observé une transition progressive du serveur de fichier traditionnel vers une utilisation plus poussée de SharePoint. La raison ? L’accès à distance aux documents est amplement simplifié et les collaborateurs peuvent travailler dessus en mode déconnecté, la synchronisation s’effectuant automatiquement. Nous attendons cependant d’autres retours d’expériences pour confirmer s’il s’agit d’une tendance structurelle ou d’une habitude temporaire.

 

2/ Serveur de fichiers

Comme SharePoint est un outil inclus dans la suite Office 365, beaucoup de PME et TPE utilisent spontanément SharePoint comme un NAS pour stocker leurs documents et éviter d’investir dans des solutions tierces dédiées. Cela répond généralement à un besoin assez basique de stockage et d’organisation des ressources de l’entreprise mais cet usage débouche rapidement sur les aspects plus collaboratifs de la solution (notamment la co-édition de documents).

 

3/ Interface pour postes de travail

“SharePoint, c’est le nouveau bureau du collaborateur”. Cette expression nous a été soufflée par l’un de nos clients qui utilise l’outil comme un point d’entrée unique dans l’environnement numérique du collaborateur. Avec la démocratisation des logiciels de type SaaS (Software as a Service) et d’applications professionnelles en ligne, SharePoint peut aussi devenir un carrefour pour accéder rapidement à ces logiciels. 

En pratique, les entreprises peuvent créer des pages d’accueil avec SharePoint sur les postes de travail des collaborateurs, où ces derniers trouveront des accès directs à leurs fichiers ou documents ainsi qu’à leurs logiciels et applications en ligne. Les entreprises peuvent même créer des pages d’accueil spécifiques selon les services ou les profils utilisateurs. 

Si vous voulez pousser la logique encore plus loin, avec cet usage, on peut même considérer SharePoint comme une extension du livret d’accueil. Un kit de bienvenue qui regroupe en un même endroit tous les outils numériques indispensables à chaque nouveau collaborateur.    

 

La pierre angulaire du collaboratif chez Microsoft

Avec la récente popularisation et démocratisation des outils collaboratifs, il y a un effet de bord que nous n’avions pas vu venir. Il a pris la forme d’une interrogation, de plus en plus partagée en entreprise : “À quoi bon utiliser SharePoint quand on utilise Teams ?”

Surtout que, à l’heure où nous écrivons ces lignes, Teams a plutôt le vent en poupe. Vous avez d’ailleurs peut-être vu passer les publicités à la télévision, il s’agit d’un événement assez rare pour un logiciel professionnel. Il est donc normal de s’interroger sur la place et la légitimité de SharePoint dans cet écosystème collaboratif. En gros, ça sert à tout, c’est complètement transparent pour les utilisateurs et c’est tout simplement la pierre angulaire de la dimension collaborative de Microsoft 365. 

D’un point de vue purement technique, la coexistence de ces deux outils tient parfaitement la route pour une raison très simple. Si vous utilisez Teams, vous utilisez SharePoint. Dans les faits, le socle technique de Teams repose sur SharePoint. Autrement dit, c’est une interface plus conviviale, horizontale et dynamique pour exploiter le contenu de SharePoint, à laquelle on aurait ajouté des modules de chat et de visioconférence (pour faire simple).    

En termes d’usages, la séparation des deux outils reste pertinente dans le quotidien d’une entreprise. D’un côté vous avez Teams, un logiciel pour la gestion de projets, la planification et les compte-rendus ou chaque collaborateur est acteur du contenu et de sa production quotidienne. De l’autre, SharePoint un centre de documentation dédiées aux communications plus “descendantes” où tous les collaborateurs peuvent trouver des contenus et documents finalisés. C’est une manière parmi d’autres de faire cohabiter les deux solutions mais ce n’est évidemment pas la seule.

Et il ne s’agit que de la partie visible de l’iceberg. Nous ne sommes pas rentrés dans le détail des cas d’usages ou des bénéfices de l’outil parce que nous pourrions presque y consacrer une série complète d’articles. Par exemple, nous n’en avons pas parlé mais avec SharePoint, fini les WeTransfer et autres DropBox, fini le “Shadow IT” ou le “Shadow Data” et le versionning infini de vos documents. 

 

SharePoint vaut vraiment le coup qu’on se penche sérieusement dessus.   

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Nous espérons que cet article vous aura aidé à y voir plus clair. Pour plus de précisions, on sera ravis d’en discuter avec vous ! 

“Allez, Marcel, on y va!”

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