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L’Agence Tous MIPS : Comment gérer vos projets IT d’envergure sans accroc ?

Les projets IT d’envergure (de par leur taille, leur organisation ou les nouveaux usages introduits) sont généralement structurants pour les entreprises… mais peuvent rapidement virer au cauchemar s’ils sont mal conduits. Pour vous épargner les drames facilement évitables, voici quelques bonnes pratiques issues de nos retours d’expérience.  

 

Les projets IT c’est souvent “l’Effet Papillon”. Une toute petite modification de rien du tout sur le réseau ou les infrastructures, et c’est une catastrophe disproportionnée qui s’abat sur le système d’informations de l’entreprise : interruption de service, indisponibilité des outils de production… Alors imaginez avec des modifications profondes de ces mêmes éléments.

 

Tout comme Hannibal (celui de l’Agence Tous Risques, pas le cannibale) nous adorons quand un plan se déroule sans accroc. Et nous avons constaté que c’était aussi le cas pour nos clients. Deux bonnes raisons qui nous ont poussé à élaborer une mécanique bien huilée pour sécuriser la mise en oeuvre des projets IT et plus particulièrement ceux d’envergure. Mais déjà, qu’est-ce qu’on entend pas “projet d’envergure” ?

 

Le “boss final” des projets IT

Premièrement, les “projets d’envergure” sont une appellation maison, il n’y donc pas de critères objectifs, arrêtés et définitifs pour les qualifier. Ils partagent néanmoins trois particularités :

 

Concernant le dernier point, ces projets ne se distinguent pas uniquement par une complexité technique folle, mais aussi par leur complexité organisationnelle : qu’il s’agisse du nombre d’interlocuteurs dans l’entreprise ou du nombre de prestataires impliqués. Autrement dit, en plus des compétences techniques pures, cela demande des compétences “politiques” et d’orchestration.

Il s’agit généralement de projets multi-sites, avec beaucoup d’utilisateurs à prendre en compte et qui impactent le cœur d’activité de l’entreprise. Par exemple, des refontes du système d’information pour mieux adresser la cybersécurité, des changements d’infrastructures suite à une forte croissance ou la mise en placement d’aménagements de type “Digital Workplace”.

Mais comme l’IT semble être un secteur assez taquin, plus les bénéfices des projets sont importants, plus les risques sont nombreux. Entre les enjeux financiers, les dépassements de délais qui entraînent un ralentissement de l’activité, la problématique de l’appropriation des usages ou encore l’exercice périlleux de la migration sans perte de données, les projets d’envergure ont de quoi donner des sueurs froides.

C’est précisément pour vous faciliter cet exercice que nous vous partageons quelques bonnes pratiques.

 

Pas de secret, tout est dans la préparation

Si vous ne deviez retenir qu’une chose de cet article c’est celle-ci : préparez tout ce qui est préparable et cadrez le projet comme si votre vie en dépendait. Il n’existe pas de recette miracle et universelle, mais voici comment nous procédons et les différentes étapes que nous respectons scrupuleusement.

 

Cadrez les besoins et les solutions techniques

Définissez le plus finement possible les besoins de vos utilisateurs. Dans un précédent article, nous expliquions comment procéder pour recueillir des besoins utilisateurs et y apporter des solutions techniques. Pour la faire courte : faites-les parler de leurs “pain points”, transformez-les en besoins et adaptez les outils techniques en conséquence. Cette étape est cruciale puisque c’est ce périmètre d’intervention qui va conditionner le bon déroulé ou non des opérations.

À retenir
Si vous ne vous sentez pas de le faire, n’hésitez pas à vous accompagner !

 

Orchestration 

Listez les différentes actions à réaliser pour mener à bien ce projet. Soyez exhaustifs, divisez l’intégralité du projet en tâches, voire en sous-tâches, et attribuez-en la responsabilité à une ou plusieurs personnes. Vous éviterez ainsi les inerties dans la conduite du projet provoquées par les “Ah mais je savais pas que c’était à moi de m’en occuper”. Il ne vous reste plus qu’à établir un rétro-planning qui répertorie ces tâches et leurs responsables.

À retenir
Le temps est votre ennemi. Plus le projet traîne en longueur, plus vous prenez le risque qu’une bourde soit commise. Cette étape vous permet d’éviter les débordements (mais prévoyez quand même un peu marge, c’est mieux).

 

Identification des points de vigilance ou de friction

Ces points sont souvent très spécifiques et liés à la nature du projet lui-même. L’un des plus gros risques, c’est la perte de données. Vous devez donc, à chaque étape, vous demander comment vous pouvez l’éviter. De notre expérience les pertes de données sont très souvent liées à une mauvaise manipulation des utilisateurs.

Il y a quelques temps, nous avons réalisé une migration de données d’un serveur à un autre. Pour nous, il s’agissait d’un projet assez anecdotique avec une méthode bien rodée. Mais pendant la migration, un utilisateur a modifié l’arborescence des fichiers sur le serveur d’origine. Bien évidemment, il manquait des données une fois l’opération terminée. Nous avons donc utilisé une sauvegarde et recommencé l’opération.

À retenir
Les plus gros dangers sont ceux que vous ne pouvez pas prévoir. Pour vous en épargner le plus possible il y a trois règles à respecter :

  1. Figez toutes les opérations d’évolution du SI pendant le déploiement du projet (surtout à l’étape des transferts de données)
  2. Réalisez des sauvegardes avant de commencer
  3. Définissez le moment et la durée des interruptions. Idéalement, pendant les heures non ouvrées.

Réunion de lancement

Réunissez toutes les parties prenantes du projet (interlocuteurs internes à l’entreprise et prestataires) pour leur présenter le fruit de votre travail avant de démarrer et notamment :

À retenir
C’est toujours sympa d’événementialiser cette étape avec un “kick-off” de début de projet. De notre expérience, ça marque le coup et lance une bonne dynamique.

 

Tout le reste, c’est de la gestion d’imprévus

Si vous avez scrupuleusement respecté toutes les étapes de préparation, aucun drame n’arrivera pas vrai ?

Eh bien non, ce n’est toujours pas le moment de vous reposer sur vos lauriers. Le déploiement et la mise en œuvre des projets d’envergure sont très souvent le théâtre d’imprévus que vous devrez gérer en urgence tout en résolvant les effets de bord.

Sans vouloir cafter, ces imprévus proviennent très fréquemment de la partie réseau, notamment des problématiques de compatibilité avec les équipements existants. Assurez-vous que tout votre écosystème est compatible avec les nouveaux éléments introduits. Cela peut paraître évident et anecdotique mais l’expérience nous a prouvé que cela arrive très fréquemment et avec des conséquences parfois dramatiques.

Il y a quelques années, nous avons réalisé un projet de migration d’OS serveur vers du Windows 2012 R2. Nous avions tout balisé avec notre client et respecté toutes les étapes de préparation à la lettre. Une fois la migration effectuée, notre client nous interpelle, catastrophé. Ses machines outils ne fonctionnent plus, l’intégralité de sa production était stoppée. La raison ? Ses machines tournaient en MS-DOS 6.11 et ne pouvaient plus communiquer avec les nouveaux serveurs Windows 2012 R2 à cause d’une incompatibilité du protocole de communication. En gros, les deux ne parlaient plus la même langue.

Pour que les machines fonctionnent de nouveau, il aurait fallu effectuer des améliorations profondes sur chacune : contrôleur, PC et “cerveau” de la machine. Des modifications très lourdes financièrement auxquelles il fallait ajouter les coûts cachés liés à la formation des utilisateurs à la nouvelle interface. Cela lui revenait à 1 million d’euros par machine. Notre client en avait 10 au total. Pour lui éviter la faillite, nous avons donc installé une machine tampon pour qu’il puisse réutiliser ses machines. Mais l’interruption de service lui a néanmoins coûté de l’argent.

Nous avons pris cet exemple pour des raisons évidentes d’ampleur de catastrophe, mais il existe pléthore d’imprévus, en tête de file, des changements de protocole réseau qui rendent des fichiers complètement inaccessibles.

À retenir
Aucune information technique n’est du détail quand il s’agit de projets d’envergure. Avoir une vue d’ensemble de l’écosystème et du matériel existant est essentiel pour éviter les imprévus les plus gênants. Si nous avions su pour les machines qui tournaient sous MS-DOS 6.11 nous aurions probablement eu la même réponse technique… Mais il n’aurait pas connu d’interruption de service.

Pour communiquer, un bon canal n’est pas un “plus”

Une dernière habitude que nous avons prise est celle d’avoir un canal de communication dédié pour chaque projet d’envergure. Dit autrement, nous bannissons les e-mails au profit d’un qui permet de centraliser et d’unifier la communication entre toutes les parties prenantes. Ce n’est pas un mythe, les e-mails sont désespérément noyés dans des boîtes de réception déjà trop pleines.

C’est pourquoi nous préconisons d’utiliser des plateformes de communication dédiées pour structurer les conversations, les sujets et les échanges entre les parties prenantes. Chez dynaMIPS nous utilisons Teams pour chaque projet, parce que Microsoft ce sont des copains et que Teams c’est quand même assez super pratique, mais vous pouvez bien évidemment utiliser la plateforme de votre choix.

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Vous souhaitez nous voir à l’œuvre et mettre en pratique nos propres conseils ? Ce sera avec plaisir ! 

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