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Sécurité, accessibilité et ergonomie : le casse-tête des établissements scolaires

En matière d’équipement informatique, les établissements scolaires font globalement face à trois tendances : acheter du matériel pour des salles dédiées, laisser les étudiants utiliser leur propre matériel et accompagner l’évolution des outils et méthodes pédagogiques (au hasard, la visioconférence). Si chacune de ces tendances répond à des besoins précis pour les établissements scolaires, elles viennent aussi avec leur lot de problématiques. Tout l’enjeu consiste à trouver le bon équilibre entre les bénéfices et les risques de chacune de ces tendances. Et c’est précisément ce que nous allons vous aider à faire !      

 

L’avantage de travailler dans un établissement scolaire, c’est que la résolution de problèmes est réservée aux élèves et étudiants, pas vrai ?… En théorie. En pratique, les établissements sont confrontés à de multiples casses-têtes. Parmi eux, celui de l’équipement informatique. Cela fait maintenant plusieurs années que nous accompagnons le secteur de l’éducation dans la définition et l’installation de leur système d’information et nous avons fait un constat : les problématiques informatiques des établissements scolaires sont de plus en plus proches des problématiques des entreprises “traditionnelles”.

 

Pour le secteur de l’éducation, trouver le bon équilibre en matière d’équipement informatique est un casse-tête en trois dimensions :

 

 

Pour savoir quelle démarche privilégier, il n’y a pas de réponse universellement applicable à chaque établissement (ce serait beaucoup trop facile). Le point d’équilibre est conditionné par les bénéfices de chaque démarche, les risques associés, l’utilisation réelle des équipements… et puis le budget aussi, soyons honnêtes. Pour vous aider à y voir plus clair et éviter de prendre des décisions “au doigt mouillé”, nous avons compilé les avantages et inconvénients récurrents de chaque option.

 

L’acquisition de matériel

 

Précisions déjà que tous les établissements ne sont pas égaux en matière d’achat d’équipement. Par exemple, c’est à la charge des collectivités locales pour les écoles primaires et en cas de besoin urgent il s’agit souvent de récupération de matériel. Il existe aussi des différences entre les collèges, les lycées, l’éducation supérieure et à l’intérieur de chacune de ces catégories, il y a des différences entre le privé et le public. Nous pourrions consacrer un article complet à souligner les différences entre chaque type d’établissement mais ce n’est pas vraiment le propos.

 

Cette section s’adresse surtout aux établissements autonomes dans l’acquisition et la gestion de leur parc informatique.

 

Les avantages  

 

Les bénéfices de l’achat sont assez évidents et connus puisqu’il s’agit du mode d’acquisition historique des établissements scolaires. Des avantages qui s’articulent principalement autour de la “maîtrise” permise par la possession du matériel.

 

L’acquisition permet de fournir des postes de travail et des outils adaptés aux besoins des étudiants pour des matières ou des travaux pratiques qui nécessitent de la puissance (comme faire de la vidéo par exemple). En d’autres termes, s’assurer que tous les élèves ont accès aux mêmes performances pour ne pas créer de disparités dans l’apprentissage.

 

Un autre aspect clé de l’achat consiste à garder la main sur l’utilisation qui est faite du matériel, pour éviter toute forme de compromission du réseau ou de sur-utilisation de la bande passante. Notamment en définissant des règles d’accès réseau ou des restrictions de navigation web selon les postes de travail.

 

Les inconvénients

 

Là aussi, les inconvénients sont assez facilement identifiables parce qu’ils sont vécus par la plupart des établissements.

 

La première limite, elle ne concerne pas tous les établissements, est celle de la gestion du parc informatique. Nous avons souvent vu cette dernière confiée à un profil dont ce n’est pas la seule occupation, généralement un responsable informatique en temps partagé sur plusieurs sites ou établissements. Si cette pratique est parfaitement entendable pour concentrer les ressources de l’école sur de la pédagogie, elle peut s’avérer pénalisante en cas de défaillance du système d’information ou de gestion des besoins utilisateurs (élèves comme enseignants).

 

Le deuxième inconvénient tombe sous le sens, mais il s’agit des investissements à réaliser, pour l’acquisition et pour le renouvellement. Aujourd’hui les établissements font face à deux contraintes : l’augmentation de l’usage du numérique et une obsolescence de plus en plus rapide du matériel informatique.

 

Prenons l’exemple d’un lycée technique spécialisé dans le développement web. Il faut, de base, être équipé de machines assez performantes pour apprendre à coder. Mais avec le développement de l’utilisation des smartphones et tablettes, l’enseignement du développement web a dû s’adapter pour inclure les notions de “Responsive Design”, pour gérer le comportement d’un site ou d’une application ou une application à différents écrans : ordinateur, smartphones et tablettes. Ainsi, certains établissements ont fait le choix de s’équiper de tablettes tactiles pour aborder cette notion. Ajoutez à cela l’obsolescence de plus en plus précoce du matériel informatique, les investissements deviennent de plus en plus fréquents et de plus en plus onéreux.

 

Et si les équipements finissent par devenir vétustes, l’apprentissage peut devenir plus laborieux en plus de compromettre la sécurité informatique de l’établissement (les vieux équipements informatiques sont de vraies passoires). Il s’agit d’un inconvénient traître, puisqu’il n’est pas lié à l’utilisation de l’équipement mais plutôt à son manque d’utilisation.

 

D’une manière générale, en matière d’équipement informatique, nous avons pu constater que l’investissement appelle toujours plus d’investissement. Alors avant de vous lancer dans cette démarche, posez-vous la questions suivante :

 

“Est-ce que les cas d’usages et le taux d’utilisation du matériel informatique justifient ces investissements ?”

 

L’accueil d’équipements personnels

 

Comme dans les entreprises, les établissements scolaires sont de plus en plus confrontés au phénomène du Bring Your Own Device (BYOD). Une pratique qui consiste à utiliser son matériel personnel à des fins professionnelles. Qu’il s’agisse d’ordinateurs pour travailler ou prendre des notes… mais aussi les smartphones ou tablettes qui profitent du Wifi gratuit dans l’établissement.

 

Même s’il s’agit d’un cas plus répandu dans l’éducation supérieure, l’utilisation des smartphones dans les collèges et lycées amène les mêmes problématiques (sans aucun avantage d’ailleurs).

 

Les avantages 

 

Pour faire simple, ce sont les opposés des inconvénients liés à l’achat. En résumé, autoriser cette pratique revient à diminuer les investissements ou la gestion de parc pour des équipements dédiés à des cas d’usages simples (prise de note, transmission de documents, recherches Internet…).

 

Dans un autre registre, l’introduction de nouveaux outils permet aussi donner une nouvelle dimension à la pédagogie en classe. Notamment en créant plus d’horizontalité dans la relation élèves-enseignants, en partageant des documents ou des liens en temps réel ou en envoyant le support du cours aux élèves en fin de journée. Ces pratiques ne sont pas adaptée à tous les établissements mais les possibilités pédagogiques offertes par le BYOD en classe sont assez vastes.

 

Les inconvénients

 

Ce n’est pas parce que ces équipements n’appartiennent pas à l’établissement qu’ils ne doivent pas être pris en considération pour autant.

 

La généralisation du BYOD dans le milieu scolaire a entraîné un glissement de problèmes par rapport à l’achat d’équipement. D’une gestion d’un parc informatique parfois trop vaste, les établissements se retrouvent à devoir gérer des outils externes qui nécessitent des réflexions en matière de sécurité. Si le réseau n’est pas bien protégé, un appareil vérolé peut infecter tout le système d’information.

 

Pour s’en prémunir, les établissements scolaires doivent investir dans des outils dédiés à la gestion du BYOD. Notamment pour définir des règles fines d’accès au réseau pour éviter les failles de sécurité. Certains outils permettent de refuser l’accès au réseau si le terminal n’est pas conforme.

 

Autre problématique, celle de la bande-passante. Plus il y a d’appareils connectés sur le même réseau Wifi, plus les performances déclinent. Et la tentation d’utiliser le réseau Internet de l’école au lieu du forfait 4G, pour regarder des vidéos ou faire des mises à jour, est très grande. Là encore, vous pouvez éviter ces déconvenues en investissant dans un système de filtrage intelligent qui vous permettra de bloquer les mises à jour des appareils ou d’empêcher l’accès à des sites trop gourmands.

 

Enfin, si vous décidez de généraliser l’utilisation des appareils personnels, il y a deux autres points de vigilance :

 

L’accompagnement des nouveaux usages

 

Normalement c’est le moment où on vous rappelle que “Le Covid a bouleversé notre quotidien blablabla…”. Mais vous connaissez la chanson et surtout, vous avez été en première ligne pour le constater. Entre le développement des cours à distance et la démocratisation de la visioconférence, les établissements ont dû s’adapter à de nouveaux usages.

 

Et le moins qu’on puisse dire, c’est que 2020 et 2021 ont consacré l’ère du Cloud et des modèles Software as a Service (SaaS) pour les établissements scolaires.

 

Les avantages

 

L’essor des modèles SaaS a radicalement changé le rapport des établissements scolaires aux logiciels, notamment en termes d’accessibilité des logiciels. Là où il était contraint par des logiques financières et de “licensing”, le secteur de l’éducation peut désormais tester des logiciels plus rapidement en situation réelle. C’est ce qui s’est passé avec la visioconférence. Pour assurer la continuité pédagogique la plupart des établissements a pu tester différents logiciels pour trouver ceux qui conviennent le mieux. Certains outils se sont aussi adaptés aux besoins du secteur de l’éducation, c’est notamment le cas de Microsoft 365 qui intègre une version de Teams pensée pour le scolaire.

 

Ce nouveau mode de consommation permet aussi aux écoles de décharger leurs infrastructures serveurs avec des solutions de stockage des fichiers externes aux établissements, et d’éviter de périlleuses manœuvres comme les mises à jour à déployer sur chaque poste individuellement.

 

Dernier avantage, le modèle SaaS offre aux étudiants la possibilité de retrouver leurs outils pour s’exercer chez eux et leur donne accès à des logiciels qu’ils ne pourraient pas forcément s’offrir. C’est particulièrement vrai avec Adobe Creative Cloud qui a permis aux étudiants d’emporter des logiciels de création performants chez eux (sous contrôle de l’école bien évidemment).

 

Les inconvénients

 

Nous avons assez peu de recul pour identifier des inconvénients techniques précis liés à l’essor du cloud et du modèle SaaS dans le secteur de l’éducation. Le seul inconvénient que nous voyons est plus d’ordre “philosophique”. Alors que l’école offre les mêmes conditions d’éducation à chaque élève pour garantir l’égalité des chances, l’introduction de certains nouveaux usages creusent et accentuent parfois la fracture numérique. C’était particulièrement vrai avec l’irruption de la visioconférence qui n’a pas pardonné les connexions Internet peu performantes.

 

La Virtualisation de Postes de Travail : un consensus hybride

 

La virtualisation de postes de travail (VDI) permet de réunir le meilleur des trois mondes. Dans un précédent article dans lequel nous parlions de Windows Virtual Desktop, nous écrivions ceci pour décrire la VDI :

 

“Imaginez maintenant que n’importe quel terminal puisse devenir temporairement un poste de travail (presque) aussi performant qu’un ordinateur conçu pour effectuer des tâches complexes ? Un environnement de travail optimisé accessible n’importe où, n’importe quand et qui s’affranchirait des limitations des équipements en utilisant les ressources du cloud Azure.”

 

Transposé au secteur de l’éducation, vous pouvez créer des environnements de travail performants dédiés à certaines matières ou travaux pratiques, particulièrement gourmands en ressources matérielles, auxquels tous les élèves auraient accès peu importe leur équipement.

Et quand nous disions “réunir le meilleur des trois mondes” c’est parce que vous pouvez laisser les étudiants utiliser du matériel avec lequel ils sont à l’aise tout en gardant une maîtrise totale de l’environnement et de la sécurité sur tous les équipements. Cela vous permet également de donner accès à un nouveau logiciel à des milliers d’utilisateurs en à peine quelques minutes. Petite précision : même s’il s’agit d’une solution Microsoft, elle est compatible avec les appareils Apple (assez courants chez les étudiants).

 

Côté budget, il s’agit d’un paiement à l’usage sans investissements lourds à réaliser. En termes d’utilisation, vous pouvez arrêter et reprendre le service comme bon vous semble pour vous permettre de suivre à votre rythme l’évolution continuelle des outils & usages.

Cette solution n’est évidemment pas adaptée à tous les établissements, ni à tous les cursus, mais elle répond à des réels enjeux techniques et d’usages.

 

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Nous espérons que cet article vous aidera à trouver le meilleur équilibre possible pour votre établissement ! Si ce n’est pas suffisant, nous aidons depuis plusieurs années des établissements scolaires à définir, installer et maintenir des parcs informatiques adaptés à leurs besoins et leurs contraintes. La preuve ici ⬇️

 

Autrement dit, nous serions ravis d’en parler avec vous  !

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